Ahorrar costes en la organización de eventos internacionales

descubre cómo ahorrar costes en la organización de eventos internacionales

Organizar un evento internacional puede ser una tarea apasionante o irritante. Todo depende del entusiasmo, las ganas o la capacidad de enfrentarse a situaciones adversas tuyas y de tu equipo.  No obstante, siempre se busca la forma de hacerlo de la manera más viable posible, buscando alternativas para ahorrar costes en la organización de eventos.

Aunque, evidentemente, tendrás que hacer una importante inversión económica, ten en cuenta que siempre tienes la opción de obtener un ROI positivo. Eso será señal de que las cosas se han hecho bien y sin duda, será una importante oportunidad para tu empresa para seguir creciendo y ganando notoriedad en el extranjero.

Preparar un evento, y más si es de categoría internacional, conlleva cuidar ciertos aspectos. Desde la elección del emplazamiento, el despliegue de cartelería, medios técnicos, publicidad del mismo, los gastos que debas a cubrir a los asistentes o una solución para la interpretación de las ponencias. Por ello, aquí puedes consultar una serie de consejos que te serán realmente útiles a la hora de ahorrar costes en la organización de eventos.

Ahorrar costes en la organización de eventos

Antes que nada, queremos animarte a hacerlo por ti mismo. Nadie nace sabiendo y contratar a una empresa de organización de eventos podrá salirte de tu presupuesto si lo que buscas es ahorrar. No olvides cuidar cada detalle con mimo, pues cada uno de ellos, por minúsculo que sea, será importante para un buen resultado final.

Ante todo, mantén la calma y aprende de los errores para mejorar en futuras ediciones. Ahora, toma nota de los consejos para ahorrar costes en la organización de eventos internacionales, pues serán de gran utilidad y podrás ponerlos en práctica desde hoy mismo.

Consigue patrocinadores

Encontrar patrocinadores será una de las mejores alternativas para financiar tu evento. Esta opción te aportará numerosas posibilidades que además, podrán darle un toque especial a tu evento.

Por ejemplo, contar con el patrocinio de un medio de comunicación te será muy útil para la difusión y promoción de tu evento. Por otro lado, una marca de bebidas o alimentos también podrá estar presente en el catering y ahorrarte una parte importante de la organización del mismo. Por último, el resto de marcas patrocinadoras de eventos podrán aportar algún obsequio para entregar a los asistentes al término de la jornada.

Aprovecha el tiempo

Hay quienes dicen que el tiempo es oro, una regla que deberás seguir concienzudamente para optimizar los recursos de tu evento. Si tienes la posibilidad, condensa toda la jornada en una, con pequeños descansos para no saturar a los invitados. Ten en cuenta que a más días, más gastos y por tanto no estarás alcanzando tu objetivo de escatimar en costes.

Asimismo, te recomendamos que estudies detenidamente si te interesa un evento cerrado o a puertas abiertas. Esta última opción puede resultar más cara pero también proporcionar mejores resultados para el boca a boca. Será cuestión de estudiar los pros y contras por separado y determinar la mejor opción.

No obstante, una de las mejores soluciones que te podemos proponer para aprovechar el tiempo, es realizar las comidas a pie. Con un catering provisto de lo básico: bebidas, canapés o degustaciones, será suficiente. Olvida las largas comidas con menús, que serán más costosas y se prolongarán en el tiempo, posponiendo la reanudación del evento.

Evita largos desplazamientos de conferenciantes

Contar con importantes ponentes internacionales dotarán a tu evento de prestigio y relevancia. Sin embargo, en ocasiones, cubrir sus desplazamientos, alojamientos y gastos primarios, pueden disparar tu presupuesto. Por este motivo, puedes hacer uso de las nuevas tecnologías y realizar las charlas por videoconferencia.

La tecnología ha avanzado considerablemente en los últimos años y existen numerosas herramientas y aplicaciones como Skype y Hangouts que permiten realizar videoconferencias con una buena calidad del sonido y de la imagen, sin apenas cortes, desajustes o acoples.

Estudia el presupuesto

Otro aspecto que no deberás pasar por alto es hacer un balance con el presupuesto antes de ejecutar cualquier acción. Este paso será realmente útil para no encontrar sorpresas a última hora.

Para ello, deberás estudiar distintas posibilidades, como por ejemplo el emplazamiento. Asimismo, opta por fechas de temporada baja, de esta forma será mucho más fácil encontrar alojamiento para tus invitados y a un precio más ajustado.

Establece un orden de prioridades

Para terminar, nuestro último consejos es que establezcas previamente tus prioridades ¿Cuáles son tus objetivos? ¿Captar clientes? ¿Promocionar tu empresa? Por ello, debes centrarte en dar importancia al contenido y no al continente.

Organizar un evento conlleva cuidar muchos detalles, pero de nada servirá preparar el evento más elegante si el contenido no aporta nada. Opta por prescindir de detalles insignificantes e invierte tu presupuesto en actividades que realmente merezcan la pena para alcanzar tus objetivos y complacer a tus invitados.

Ahora que conoces las claves para ahorrar costes en la organización de eventos, puedes ponerte manos a la obra. Con pasión y esfuerzo podrás organizar el evento con el que siempre soñaste.

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