Aprender a gestionar el tiempo en la organización de eventos

Aprende a gestionar el tiempo en la organización de eventos

El tiempo probablemente sea uno de los factores más importantes para los event planner durante el proceso de planificación de eventos. Si estos nos son capaces de gestionar y optimizar las tareas pertenecientes a cada una de las etapas que conforman dicho proceso, pueden estar poniendo en riesgo el éxito del evento y, por consiguiente su trabajo.

Durante la organización de un evento podemos escuchar a los profesionales encargados de ello decir una y otra vez aquello de “no he terminado esta tarea porque no me ha dado tiempo”, “no ha venido el proveedor porque no ha habido tiempo suficiente”, “no he terminado la propuesta porque no me avisaron de ella a tiempo”,... Y no olvidemos otra frase mítica como “por mucho tiempo que dedique a esta tarea, no me da tiempo a terminarla”. Vamos, que el tiempo es el culpable de todo. Pero… ¿esto es realmente así? ¿el tiempo es culpable de todo lo que sale mal en la planificación de eventos?

En el sector MICE, como en otros muchísimos, encontramos la falsa creencia de “cuánto más tiempo dedique a un tarea, mejores serán sus resultados”. Sin embargo, esto no es cierto. Y es que en la mayoría de las ocasiones el éxito o fracaso de una actividad no viene determinado por el tiempo que se ha invertido en su ejecución. Es más, los problemas que llevan al fracaso no vienen ocasionados por la falta de tiempo, sino por la falta de productividad.

Está más que garantizado, aquellos event planner que han conseguido saber cómo organizarse y planificar al detalle su trabajo, son los que han logrado más éxito en su carrera profesional. Al fin y al cabo todos coinciden en que “el problema no es tiempo, el problema está en no saber gestionarlo”.

Plan de gestión de tiempo para eventos

Entonces, ¿a qué esperar para comenzar a organizar tu trabajo? Uno de los primeros pasos que debes tener en cuenta para hacerlo es establecer un plan de gestión de tiempo que contemple algunos de los puntos más importantes del proceso organizativo. Solo así podrás mantener una gestión de tu agenda excelente. Sigue leyendo y descubre cuáles son:

Respetar los plazos establecidos

Los plazos para planificar un evento dependen mucho de la relevancia del acto, el presupuesto del que se dispone e incluso del número de invitados. Sin embargo, y por lo general, un evento comienza a organizarse seis meses antes. El tiempo necesario para una buena planificación, promoción y difusión.

Para cumplir con todos los preparativos, muchos event planner recomiendan establecer una diferenciación en las fechas clave:

  • Fechas críticas

Estas fechas son importantísimas y deben respetarse al máximo, ya que estarán relacionadas con las inscripciones, cierre del programa, envío de invitaciones, alquiler de la sede, etc. Estas fechas estarán relacionadas con tareas consideradas urgentes.

  • Fechas límites

Las fechas límite se establecerán para tareas de importancia sin llegar a ser urgentes, pero que deben hacerse si o si y en el plazo establecido. Esta clasificación será muy útil para decidir la urgencia de las tareas y establecer categorías en función a las prioridades.

Trabajo diario

“No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy” ese será tu lema a partir de ahora. Y es que se trata de algo que un profesional de los eventos debe cumplir de forma estricta. Para ayudarte a conseguirlo puedes plantearte hacer diariamente un listado con las tareas pendientes para la jornada y la duración aproximada de cada una ellas. Y, ante todo, disciplina, no te vayas a casa sin haber tachado toda las tareas de tu lista.

Trabajo en equipo

La organización de eventos es sinónimo de trabajo en equipo, lo que implica numerosas reuniones, algunas durante horas y horas. Es cierto que es imprescindible fijar reuniones de trabajo al menos una vez a la semana, pero tengamos en cuenta la duración de estas y quiénes deben participar. Algo muy importante para no perder el tiempo y no hacérselo perder a los compañeros que no se encuentran directamente implicados en la temática a tratar.  

Lo idóneo es convocar las reuniones cada lunes a primera hora y que la duración de las mismas sea de unos 20 a 30 minutos. Previamente, por supuesto, habrá sido necesario estudiar el objetivo de la misma, temas a tratar y quiénes deben participar en ella.

Timing o cronograma

Para respetar todos los plazos al detalle, lo mejor es disponer de un cronograma para la organización de eventos donde registrar las tareas más importantes, cuáles se han finalizado ya y cuáles quedan pendientes.

Este cronograma también será bueno para reflejar las instrucciones a seguir en ciertas tareas, anotaciones para los miembros del equipo, contactos, soluciones ante posibles imprevistos, …

Definir objetivos

Puesto que estar siempre ocupado no implica ser productivo, hay que tener muy claro cuáles son nuestros objetivos, qué vamos a hacer para alcanzarlos y qué tiempo vamos a dedicar a ello. Solo de esta forma podremos saber en qué no nos podemos permitir perder el tiempo y, por tanto, no lo haremos.

En definitiva, no olvides que aprender a gestionar el tiempo en tu trabajo será una actividad tan importante como revisar el estado de las tareas que están en desarrollo o el planner que nos hemos marcado. Cambiar la mentalidad para hacerlo no será fácil, pero tampoco imposible. Así que cuanto antes empieces a gestionar tu tiempo, antes comenzarás a disfrutar de sus beneficios.

Checklist para la organización de eventos