Claves para organizar un evento internacional

Claves para organizar un evento internacional

Planificar un evento internacional es un trabajo difícil que requiere de ayuda y muchos días de preparación. Antes de nada, lo primero que tienes que plantearte son las razones por las que has decidido organizar un evento internacional. Tal vez tu intención sea querer dar a conocer un nuevo producto, mejorar tu imagen de marca, fidelizar, contactar con nuevos clientes, etc. Sin duda alguna, los motivos que te lleven a planificar un evento pueden ser muy diferentes, pero conocerlos te ayudará a orientar la organización del evento a la consecución de los objetivos y, por lo tanto, facilitará el éxito del mismo.

A continuación te damos las mejores ideas para que puedas evitar errores en la organización de un evento y este sea un rotundo éxito:

Lista de contactos

Dedica tiempo a esta tarea, ya que de esta lista de contactos saldrán los primeros asistentes y colaboradores. Recuerda que para que todo salga genial debes tener claro a quién va dirigido al evento, ya que en base a esto podrás seleccionar  las temáticas de las charlas, conferencias y todo lo relativo a la organización.

Establecer un presupuesto

En el presupuesto aparecerán los posibles ingresos y los gastos. Estos últimos se calcularán al alza para que haya un remanente de un 10% para imprevistos.Podrás crear tantas partidas presupuestarias como quieras, pero necesitarás, al menos, una para los costes fijos (gastos de personal, localización, promoción, sonidos, seguro, transporte) y otra para variables (credenciales, regalos, comida, diplomas, etc).

Financiación para eventos

Una buena práctica es contactar con empresas y entidades relacionadas con el tema del que van a tratar las distintas ponencias. Así podrán convertirse en patrocinadores y realizar algún tipo de aportación económica a cambio de que aparezca su marca en folletos, carteles, página web y demás sitios relacionados con el evento internacional. También es una opción válida solicitar financiación bancaria, vender entradas e inscripciones.

Fechas para eventos

Para organizar un evento es importante tener en cuenta cuáles son las mejores fechas para realizarlo. Para ello, habrá que tener presente el calendario laboral, el clima, fechas establecidas de otras convenciones o eventos que pudieran afectar a la afluencia de espectadores. Por lo general, el mejor momento para organizar un evento internacional es de marzo a junio.

Cobertura mediática

Cuantos más medios tengamos a nuestra disposición, como pudieran ser notas de prensa, reportajes, publicaciones y promociones en redes sociales, cuñas publicitarias en radio, mejor. Ten en cuenta que la difusión mediática será fundamental para que tu evento logre todo el alcance que merece y atraiga al mayor número posible de asistentes.

Logística para eventos internacionales

El lugar elegido para la celebración del evento tiene que estar bien comunicado para que nuestros conferenciantes y público puedan acudir sin incidencias. Si la reunión internacional la realizamos cerca de un aeropuerto o estación de tren, podemos plantearnos la opción de contratar los servicios de alguna empresa que se encargue del traslado de los clientes. Esa misma empresa también podría llevarlos al lugar donde se realicen las charlas y ponencias.

Interpretación simultánea multilingüe

Para terminar, no te olvides de contratar los servicios de interpretación simultánea multilingüe si de verdad quieres que tu congreso sea un rotundo éxito.Gracias a ello, conseguirás que todos los asistentes puedan hablar y escuchar en una lengua conocida, de manera que puedan sacarle el máximo partido a las conferencias internacionales gracias a la traducción instantánea de todo lo que se hable.

Estudiar el feedback

Una vez celebrado el evento internacional, conviene conocer las opiniones de los asistentes. Para hacerlo, podemos pasar encuestas de calidad, habilitar formularios en la web, revisar los hashtag del evento o recopilar comentarios en redes sociales. Este sencillo proceso, nos permitirá  conocer cuáles han sido nuestros puntos fuertes y también nuestros puntos débiles, lo que nos ayudará a mejorar la organización de cara a futuras celebraciones.

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