Cómo evitar imprevistos en la planificación de eventos

Cómo evitar imprevistos en la planificación de eventos

Existen hechos que son totalmente inevitables, pero otros sí lo son. Lo más importante para evitar imprevistos en la planificación de eventos es saber preverlos. Si lo conseguimos, podremos organizar cualquier acto sin temor a que algo nos chafe el trabajo realizado. Con estas buenas prácticas evitaremos sustos de última hora.

Crear un plan anticrisis

Como hemos dicho, la mejor forma de evitar cualquier suceso de última hora es adelantarnos a él, predecirlo. Un plan anticrisis es una guía de actuación para que todo salga correctamente, en el que se incluyen las posibles vicisitudes que pueden darse, así como sus posibles soluciones. Cuanto más amplio y completo mejor, por lo que su elaboración requiere de tiempo.

Estos son algunos de los elementos que no pueden faltar en nuestro plan anticrisis:

  • Ponentes reservas para el caso de que falle alguno

Es habitual que del cartel que hemos elaborado se caigan por cualquier motivo algunos invitados. Otros compromisos, problemas de agenda, mala conexión entre ciudades…son muchas las causas que pueden provocar que un ponente no puedes acudir a nuestro ciclo.

Por eso es importante que tengamos un plan alternativo, que nos permita sustituirlos en un tiempo relativamente corto. De esta manera mantendremos la calidad del evento y los asistentes saldrán satisfechos.

  • Comunicación previa con los asistentes

Disponer de un número de teléfono de contacto o un correo electrónico nos permitirá informar a los asistentes de cualquier cambio en la organización. Si los tenemos completamente informados conseguiremos que se tomen mejor las novedades que puedan darse, tanto si son de su agrado como si no.

De igual manera también deberemos comunicarnos con los ponentes con al menos de un mes de antelación. Haciendo esto podremos cerrar fechas y temáticas cuanto antes, teniendo tiempo de sobra para realizar cualquier cambio en el programa.

  • Medios de transporte al lugar de celebración

Salvo que vivan exactamente en el mismo lugar de celebración todos lo asistentes deberán desplazarse. Dependerá en gran medida del tamaño y del número de personas que vayan, pero en los grandes acontecimientos puede ser verdaderamente complicado asegurar la presencia de todos.

Podemos confiar en que cada persona se busque la vida por su cuenta, pero esto podría dar mala imagen, además de que podría perderse, llegar tarde, etc.

La mejor manera de asegurarnos de que el público llegará a nuestro evento es planeando su llegada. Para ello propondremos opciones, ya sean vuelos, trenes, coches de alquiler o autobuses fletados. 

Además, el día del evento un taxi, Uber, Cabify o un algún coche privado deberían estar esperando a nuestros ponentes para que lleguen a tiempo. 



  • Sistema de comunicación del equipo

La comunicación dentro del equipo encargado de la organización es esencial para agilizar trámites y gestionar tareas de forma eficiente en un evento.

Las aplicaciones de mensajería instantánea suelen ser una buena solución, ya que te permite interactuar con el grupo rápidamente. Además, la mayoría de ellas permiten adjuntar fotografías y otros documentos en formato PDF o similar, por lo que toda la información queda registrada.

Las aplicaciones de almacenamiento en la nube también nos serán de gran utilidad para guardar y acceder desde cualquier lugar a todos los recursos que necesitemos compartir.

Elegir la fecha correcta

Debemos elegir la fecha de celebración y no dejarla al azar, ya que puede jugar en nuestra contra. Pensemos, por ejemplo, que coincide con otro gran evento en la misma ciudad o en con una festividad que puede restarnos afluencia de público.

Si seleccionamos la fecha correcta, teniendo en cuenta el calendario evitaremos complicaciones de última hora.

Dejar una partida presupuestaria para imprevistos

Al elaborar el presupuesto de un evento resulta conveniente apartar una partida presupuestaria para los imprevistos de última hora. Es lo que suele llamarse gastos extraordinarios, que se escapan de lo planificado en un principio.

Solicitar los permisos necesarios

Si no queremos tener problemas con las entidades públicas deberemos cumplir la legalidad y pedir los permisos oportunos para la celebración del evento.

Sin ellos, cualquier autoridad competente podría impedirnos la celebración o responsabilizarnos de cualquier suceso.

Definir una estrategia de comunicación

El trato con los medios de comunicación, la publicidad y promoción del evento, las presentaciones y las moderaciones de las conferencias, requieren ir acorde con lo que queremos transmitir con el evento.

Planificar esto nos permitirá eludir cualquier mala interpretación que pueda perjudicarnos.

Hacer una lista con los idiomas de los asistentes

Al gestionar un evento internacional tenemos que tener en cuenta que posiblemente tendremos asistentes provenientes de diferentes países, tanto conferenciantes como público. Lo que significa que existirán diferentes idiomas y que necesitamos dar cobertura a todos.

Si solo ofrecemos las conferencias y las reuniones en un idioma mucha gente se quedará sin sacarle el máximo partido. Así que no tenemos excusa para no buscar un intérprete profesional para eventos que pueda darle cobertura y que haga que se sientan como en casa.

Entonces, tanto si el evento tiene carácter profesional o festivo, necesitaremos de personas o personas que se encarguen de traducir todo lo que se hable.

Puede parecer un engorro, pero gracias a la tecnología de The Global Password la interpretación profesional simultánea ya puede realizarse a distancia. Sin necesidad de transporte, de montaje, de alquiler de equipos ni de voluminosas cabinas de interpretación.

Si seguimos estas pautas conseguiremos evitar imprevistos en la planificación de eventos, al menos la mayoría, por lo que podremos disfrutar de nuestro éxito sin miedo a que algo salga mal.


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