Cómo organizar un evento con intérpretes profesionales a distancia

cómo organizar un evento con intérpretes profesionales a distancia

Cuando queremos organizar un evento siempre debemos tener en mente la finalidad, es decir, debemos saber por qué lo hacemos. ¿Queremos darnos a conocer?, ¿queremos nuevos contactos?, ¿presentamos un nuevo producto?, ¿hacemos branding?, ¿queremos posicionarnos como expertos en el sector?

Los motivos que nos lleven a querer organizar un evento pueden ser de los más diversos, pero tienen que existir, pues solo cuando establecemos un objetivo podemos trabajar en conseguirlo y valorar el resultado de las acciones llevadas a cabo.

Tipo de eventos internacionales

Si ya tenemos claro cuál será nuestro objetivo, podemos dar un paso más allá y estudiar la manera con la que vamos a tratar de conseguirlo.

Para ello, conviene conocer la materia sobre la que versará nuestro evento. Por carácter general, estará estrechamente relacionada con el sector de nuestra empresa, pero puede tratar sobre cualquier tema accesorio que pueda sernos útil y que encaje con el público al que queremos dirigirnos.

Saber la temática nos ayudará también a seleccionar el tipo de evento internacional que queremos crear. No es lo mismo organizar un evento sobre algún producto físico, que queremos que la gente pruebe y se empape de sus bondades físicas, que de un software o otra cosa que no requiere estar presente. Los eventos podemos dividirlos en:

Eventos presenciales

- Ferias de muestras.

- Charlas y conferencias.

- Eventos deportivos o de competición.

- Festivales y entregas de premios…

Eventos online

- Webinars.

- Videoconferencias.

- Clases académicas.

- Festivales online

Establecer un presupuesto para eventos

Conocer el presupuesto es esencial para establecer nuestros límites de gasto. Un buen organizador lo es porque es capaz de preparar el mejor evento posible sin invertir de más. En base a este presupuesto podremos tentar a los conferenciantes, contratar el catering, preparar la promoción y ofrecer servicios de buena calidad.

Elegir los mejores ponentes

Los ponentes expertos son uno de los grandes atractivos para atraer público. Los eventos internacionales pretenden traer a los mayores conocedores de una materia fuera de las fronteras nacionales, por lo que siempre habrá mucha gente dispuesta a escuchar puntos de vista diferentes.

Idiomas en un evento internacional

Si ya tenemos a nuestros ponentes, sabremos en qué idiomas se encuentran más cómodos, así que debemos facilitar que puedan hablar en esa lengua y así desarrollar sus tesis con comodidad.

Lo mismo ocurrirá con los oyentes, conforme se vayan apuntando sabremos de la procedencia de cada uno. También a ellos tendremos que ayudarles para que saquen el máximo provecho a las charlas plurilingües.

Servicio de interpretación profesional a distancia

En relación con lo anterior, es obvio que necesitaremos de un servicio de interpretación profesional a distancia para eventos que consiga traducir todo lo que se hable. Los intérpretes a distancia son la elección perfecta, ya que gozan de mayor versatilidad que la interpretación tradicional.

El revolucionario servicio de interpretación simultánea de The Global Password facilita la comunicación entre personas que hablan distinto idioma. Así que podría ser la opción perfecta si queremos llegar más allá del público nacional y convertirnos en una verdadera referencia en el sector.

Nuestros asistentes solo necesitan de un móvil u otro dispositivo conectado a Internet y podrán escuchar en su idioma todo lo que se hable en la sala. Sin desplazamientos, sin instalaciones y de una manera cómoda.

Como organizadores de eventos, si elegimos este tipo de interpretación podremos pagar solo por el tiempo exacto que vayamos a usarla, sin gastos accesorios. Este ahorro nos permitirá contratar, por ejemplo, más idiomas para llegar a un público mucho más extenso.

Promoción de un evento internacional

Si ya tenemos todo atado solo nos queda promocionar el evento. Lo ideal es empezar mínimo 3 meses antes de la celebración, todo dependiendo del número de seguidores que queremos conseguir.

En general, los 3 meses de antelación son una buena fecha para empezar a ofrecer información a cuentagotas. Si manejamos bien los tiempos aumentaremos el interés y los usuarios estarán pendientes de las novedades hasta el último momento.

Una buena forma de mantener la expectación puede ser la de guardar el nombre de un conferenciante estrella para el último momento, con ello seguro que conseguimos un último repunte en el número de asistentes.

Si seguimos estos tips la organización nuestro evento internacional plurilingüe será un éxito. Todos, sin importar su procedencia y su lengua, podrán aprovechar al máximo nuestros conocimientos y estaremos más cerca de cumplir nuestros objetivos. Ahora solo queda saber una cosa, ¿qué fecha elegiremos para la celebración?

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