Consejos para solucionar problemas de última hora en eventos

Consejos para solucionar problemas de última hora en eventos

La celebración de un evento llena de orgullo a los que lo han hecho posible. No es para menos, es el fruto de nuestro trabajo y, obviamente, queremos que todo salga a pedir de boca. Sin embargo, los horas previas pueden convertirse en un infierno si no va todo como debería ir.

Hay muchas cosas que no podemos prever, pero saber actuar correctamente ante los imprevistos será clave para que podamos disfrutar de una buena jornada.


Estos son nuestros consejos para solucionar problemas de última hora en eventos:

Tener un plan B para reemplazar a los ponentes

Cuando organizamos un evento, independientemente de la temática, solemos contar con un número de expertos que aportan nuevos conocimientos y puntos de vista al público. En determinados casos, estos expertos pueden ser un verdadero incentivo para que los interesados en la temática compren su entrada con antelación y decidan ir.

Pensemos, por ejemplo, en un festival estival de música. Un buen cartel con artistas conocidos es un aliciente definitivo para que la gente marque en rojo en su calendario la fecha de celebración. Cuando hay un problema con alguno de los grupos invitados y no puede asistir, los organizadores se ven obligados a buscar un sustituto que esté a la altura de su reputación.

Lo mismo sucede con otros tipos de eventos. Da igual que sean académicos, publicitarios o relacionados con una profesión en particular.  Los asistentes quieren ver a determinadas personas, y si éstas no acuden su decepción será patente. Por este motivo, tenemos que tener un plan alternativo, que nos permita realizar sustituciones en un tiempo relativamente corto.

Reorganizar la agenda

Normalmente cuando gestionamos un ciclo de conferencias o similar, existen muchas acciones complementarias que hacemos para que los asistentes aprovechen al máximo es el acto.

Tradicionalmente se ofrece comida con un catering para que la gente pueda charlar y hacer contactos, lo que se llama networking. También es habitual los descansos, los ciclos de preguntas, las proyecciones de vídeos y el paso de hojas de firmas para acreditar la asistencia -en el caso de que se vaya a entregar algún tipo de certificado de aprovechamiento-.

Todo ello puede ser desplazado cuando alguna eventualidad lo sugiere. De esta manera, si el catering no puede estar a las 2 de la tarde, como habíamos planeado, pero sí a las 3, lo lógico es que distribuyamos el tiempo de los actos anteriores para que acaben justo en el momento de la comida.

Para ello, debemos conocer al dedillo la agenda del evento, para cubrir huecos y mover espacios rápidamente. Eso sí, necesitamos conseguir cierta flexibilidad por parte de nuestros ponentes, ya que si vienen con el tiempo justo su exposición será inamovible.

Contratar la interpretación profesional con antelación

Los eventos internacionales a menudo cuentan con invitados y asistentes de otros países e idiomas. Para que estas personas se sientan integradas y puedan sacar el máximo provecho requerimos de los servicios de un intérprete profesional con disponibilidad inmediata.

Los intérpretes serán los encargados de traducir todo lo que se exponga en el acto. Así cualquiera podrá seguir en su propia lengua la marcha del evento y participar si fuera necesario con total naturalidad, ya que sus palabras se traducirán al momento.

Entonces, como hemos visto, la interpretación de un congreso internacional es esencial para poder llegar a todos. Sin embargo, en ocasiones puede ser un verdadero dolor de cabeza para los organizadores. ¿Y si no llegan los intérpretes? ¿Y si no funciona bien? ¿Y si no tenemos espacio suficiente para las cabinas?

De nuevo la tecnología viene en nuestra ayuda. La interpretación simultánea a distancia se ha convertido en la solución perfecta para aquellos que queremos estar seguros de que todo saldrá bien el día de la celebración.

La App de The Global Password puede sernos de gran ayuda para ello, ya que elimina la problemática tradicional de la traducción simultánea y nos evitas sustos innecesarios.

Comunicarse con los participantes con antelación y cerrar fechas

Conviene, al menos con un mes de antelación, contactar con todos los ponentes y cerrar fechas para sus ponencias. Aquellos que sean locales seguramente tengan menos dificultades para adaptarse a un día u otro.

Si sabemos la disponibilidad de los asistentes podemos hacer cambios rápidamente con aquellos que tengan flexibilidad horaria, cerrar fechas, buscar alojamientos y gestionar el transporte para que no surjan imprevistos.

Gestionar la llegada de los participantes

En relación con el punto anterior, cuando sabemos la fecha del evento y tenemos cerrado nuestro flamante elenco de participantes, debemos conseguir a toda costa que lleguen a su destino en tiempo y hora.

Para ello tendremos que tener cerrado todo lo relacionado con el desplazamiento y alojamiento de nuestros invitados. Esto quiere decir que debemos mirar los vuelos disponibles, trenes, coches o autobuses con suficiente antelación, disponiendo siempre de un plan B por si hubiera algún tipo de retraso.

El día del evento el taxi, Uber, Cabify o un coche privado deberían estar esperando a nuestros participantes para que puedan recogerlo con la  antelación suficiente.

Pero no solo es importante la llegada de los participantes, sino también la del público. Disponer de descuentos en el transporte y alojamiento puede ser muy interesante para atraerlos y controlar su llegada.

Crear un grupo de trabajo y gestión

El uso de la tecnología puede ser nuestra gran aliada a la hora de organizar un evento. Se trata de una tarea compartida, que requiere de sinergias para que todo salga bien. El trabajo en equipo, por lo tanto, es necesario.

Una aplicación de mensajería instantánea era una solución impensable hace algunos años. No importa si estamos hablando de Facebook Messenger, Whatsapp, Telegram u otra, ahora cualquiera puede crear un grupo y comunicarse en tiempo real con todos los miembros.

Un grupo con todos los organizadores del evento será de gran utilidad para aportar ideas y soluciones ante cualquier hecho no previsto.

Sigue estos consejos y todo irá como la seda. ¡Suerte!

Herramientas tecnológicas para la planificación de eventos