Errores que debes evitar al organizar un evento

Errores que debes evitar en la organización de eventos

La organización de eventos probablemente sea una de las mejores formas de comunicación y promoción de la imagen de una marca, pero también de difusión de conocimientos y estudios en diversos campos a nivel internacional. Por ello, estos actos requieren una planificación al detalle que permita el perfecto desarrollo del evento independientemente de su carácter, ya sea académico, empresarial, tecnológico o social.

Aunque a continuación nos detendremos en comentar cada uno de los errores que debes evitar al encargarte de la gestión y organización de un evento, ya sea nacional o internacional, queremos hacer especial hincapié en el punto de vista del organizador.

¿Qué queremos decir con esto? Es bien sencillo y lo entenderás al momento. Nos referimos a que las preferencias del organizador deben mantenerse al margen de la planificación del evento. Un claro ejemplo sería el lugar en el que celebrarlo. Igual al organizador le encanta Murcia y desearía por encima de todo que el evento se celebre allí. Sin embargo, debe pararse a pensar si realmente es el lugar más adecuado para ello, en cuanto a si tiene una buena red de transporte, si la provincia guarda relación con la temática del evento o si existen pabellones adecuados para la celebración.

Pensar en la logística

La localización del evento, una cuestión fundamental, nos lleva directamente a hablar sobre la logística. Y es que además de la ubicación en la que se celebrará el evento, debemos tener en cuenta el recinto en sí que acogerá a todos los asistentes.

Lo ideal serán pabellones, salas de congresos o eventos construidos y pensados específicamente para este tipo de actos, ya que estos contarán con todo lo necesario desde estancias para recibir a los asistentes, cafetería, zonas de descanso y salón de actos.

Por otro lado, no olvides nunca que el lugar que elijas para la celebración del evento debe ser totalmente accesible y estar adaptado a personas con cualquier tipo de discapacidad física.

También deberás tener presente una ubicación correcta. No celebres un evento a las afueras de una ciudad, ya que reducirás las posibilidades de desplazamiento o alojamiento de cualquier asistente, pero tampoco busques un lugar muy céntrico, ya que el tráfico o situaciones inesperadas, por ejemplo, puede afectar a la puntualidad de los asistentes.

Recuerda siempre que la comodidad de los asistentes, ya sean ponentes u oyentes, debe primar por encima de todo.

Fecha del evento

Tal vez te guste muchísimo el verano, pero querido organizador o organizadora, lamentamos comunicarte que no es la mejor estación para celebrar un evento. Al igual que tampoco lo es invierno. Las altas temperaturas de los meses estivales, junto a los periodos vacacionales hacen que estas fechas deban descartarse por completo. Con los meses invernales ocurre algo similar, en el sentido de que son las bajas temperaturas o las épocas de lluvia las que echan para atrás a participantes y asistentes.

Así que por eliminación, como bien estás pensando, nos quedan el otoño y la primavera, estaciones perfectas para la celebración de cualquier evento. Y si quieres que seamos más concretos, te vamos a decir que apuestes al 100% por la primavera, pero teniendo siempre en cuenta que es la época en la que más eventos tienen lugar, así que tenlo en cuenta a la hora de la planificación y buscar la localización. No queremos que te quedes sin el mejor lugar para tu evento.

Cobertura mediática

La difusión mediática de un evento es fundamental para que este llegue al gran público y se conozca su existencia. Bajo ningún concepto podrás abandonar a tu departamento de comunicación y marketing a su suerte. Deberás tenerlo siempre en cuenta y trabajar junto a él.

Además, independientemente de los medios de comunicación tradicionales a los que deberás hacerle llegar las notas de prensa para mantenerlos informados de todo, no podrás olvidar contactar con periodistas que trabajen también en la difusión y reputación del evento.

Y como no, apostarás por la difusión en redes sociales y su actualización continua. Sin olvidar que también las usarás como la herramienta más adecuada en la publicidad del evento, ya que con unos costes inferiores a los de los medios tradicionales, te permitirán un alcance mucho más amplio y una perfecta segmentación del público objetivo.

Puntualidad

En este aspecto nos vamos a detener muy poco. Bastará con decirte que a nadie nos gusta que nos hagan esperar, ¿verdad? Ten en cuenta que la puntualidad en tu evento deberá ser británica. Deberás tener absolutamente medidos los tiempos entre intervenciones, las rondas de participación o los descansos. Será este el único modo para que todo el desarrollo del evento fluya como se desea.

Servicio de interpretación

Contar con ponentes internacionales dará una mayor reputación y relevancia al evento. Expertos de todo el mundo podrán hacer sus aportaciones a la temática en cuestión sin que el idioma sea un inconveniente si contratas un buen servicio de interpretación.

En este sentido, la tecnología y la innovación han dado lugar a muchísimos cambios en el sector. De hecho, ya es posible contar con un servicio de interpretación a distancia, prescindir de cabinas o petacas en las salsas o la presencia física de los intérpretes.

A grandes rasgos te diremos que la interpretación simultánea a distancia actual permite a los asistentes escuchar la interpretación de los ponentes directamente en su teléfonos móviles incluso si no se encuentran en la sala de la charla porque hayan salido al pasillo o al baño. Fantástico, ¿verdad?

Plan B

Aunque no te lo deseamos, una crisis puede ocurrir tanto durante la organización del evento como en su desarrollo. En el peor de los casos, si tuviera lugar, debes tener preparado un plan b si o si. Imagina que a última hora falla el lugar de la celebración o un ponente cancela su asistencia. ¿Qué harías en esta situación?  Ten a mano siempre soluciones rápidas que puedan sacarte del cualquier apuro que surja en un momento inesperado. Piensa en cualquier situación y busca soluciones con antelación.

Definir el target

El estudio del público objetivo del evento debe ser un punto en el que te detengas al detalle. Imagina que los asistentes a tu evento van a recibir una invitación y cuentas con un número limitado, estamos seguros de que querrás que participen los que realmente están interesados. No querrás ver un salón repleto de gente aburrida que desea que acabe la sesión.

Y si no cuentas con invitaciones, porque no es el caso, una investigación del público te será fundamental también para saber a qué sector se la población debes dirigir tus acciones de marketing y publicidad para que los interesados tengan constancia de la celebración del evento.

Análisis

Por último te hablaremos del análisis, aunque no por ello es un tema de menor relevancia. Más bien al contrario, el análisis es fundamental y por lo general es un aspecto que una vez celebrado el evento suele olvidarse.

Piensa en algo que pueda salir mal o que no se desarrolle correctamente, tal vez tu no lo percibas durante la celebración del evento, pero si lo haya captado algún compañero o incluso el público. Pregunta siempre sobre las impresiones, investiga  cualquier tipo de opiniones y, por supuesto, haz un seguimiento en todos los medios de comunicación y redes sociales.

En este sentido, no solo te importará recibir las buenas críticas, sino también las malas. Solo de este modo mejorarás la organización de tu evento un año tras otro.

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