Imprevistos más comunes en la organización de eventos

imprevistos más comunes en la organización de eventos

Hace unos días, tras haber conversado con algunos organizadores de eventos que hacen uso de nuestros servicios, decidimos escribir una entrada sobre los problemas en la planificación de eventos que estos detectan con mayor frecuencia. Una vez publicada, caímos en la cuenta de algo importantísimo: no habíamos dedicado tiempo a diferenciar entre problemas e imprevistos a la hora de organizar eventos, dos conceptos muy diferentes, pero que suelen causar confusión.

Por lo general, los organizadores de eventos hablan de problemas durante el periodo de planificación previo al acto, el cual, por lo general, suele ser de seis meses. Durante ese tiempo, los event planner tienen que ir haciendo frente a la resolución de ciertos inconvenientes que surgen de sus tareas diarias. Estos, por supuesto, quedan solventados con la suficiente antelación para que el evento sea todo un éxito.

Sin embargo, los imprevistos, no tienen lugar durante los meses de planificación, sino que suceden uno o dos días antes de la celebración de un evento o incluso el mismo día del mismo. De ahí que estas situaciones sean más comprometidas. No obstante, los organizadores de eventos siempre tienen en cuenta varios criterios a la hora de evaluar los diferentes tipos de imprevistos en función a su urgencia.

Si nos encontramos organizando un evento y nos surge un imprevisto, los profesionales siempre recomiendan hacer una pausa en cuestión de minutos, analizar si realmente se trata de algo serio y evaluar con la urgencia con la que hay que buscar una solución.

En este sentido, es necesario destacar que urgencias realmente importantes en la organización de eventos hay muy pocas y que generalmente suelen confundirse con imprevistos. Así que tómatelo con calma, porque estamos seguros de que cualquier imprevisto que pueda surgir horas antes de la celebración del evento podrá ser controlado y pasar desapercibido.

No obstante, no olvides que una buena planificación previa de un evento, en la que hayas cometido el menor número posible de errores contribuirá al desarrollo del acto sin incidentes. Aún así, y porque es imposible mantener bajo control absolutamente toda situación, hemos reunido algunos de los imprevistos más frecuentes para que estés alerta.

Ausencia de un ponente

Todo puede pasar. Si cuando quedan pocas horas para que dé comienzo el evento recibes una llamada de teléfono en la que te comunican que alguno de los ponentes no puede asistir al evento por razones personales o por cuestiones de salud, no te preocupes. Sabemos que es difícil contar con otra persona para sustituir una ponencia si esto ocurre, pero para que la ausencia sea más leve, una buena idea puede ser organizar un taller que ocupe el hueco en el programa.

Error en los equipos

Aunque no suele ser lo habitual, la tecnología puede darnos algún susto. Que los equipos de sonido e iluminación tengan alguna incidencia minutos antes o durante el desarrollo del evento, pone muy nerviosos a los organizadores. Nuestra recomendación para evitar en la medida de lo posible esta situación es que siempre cuentes con equipos nuevos y de calidad y que, por supuesto, nunca restes importancia a las pruebas previas. Si pese a todo esto, la suerte no te sonríe el día del evento, ten a mano el teléfono de alguna empresa de alquiler de equipos que te ayude a resolver el problema.

Aforo

Evitar los excesos de aforo y tener bajo control problemas relacionados con la seguridad  del eventos es fundamental. Los imprevistos relacionados con este asunto eran muy frecuentes durante las últimas décadas. Sin embargo, a día de hoy se tienen muy presentes. Tanto es así que los organizadores de eventos en la mayoría de las ocasiones acaban contratando servicios de control de aforo, lo cuales incluyen equipos de seguridad que garantizan un evento seguro y sin problemas. Esta opción podrá ser útil y deberá ser evaluada en función a la magnitud del acto, puesto que habrá ocasiones en las que sean eventos de menor tamaño en los que no se requiera.

Fallo en la conexión

Otro de los grandes miedos de un event planner en los últimos años estaba relacionado con la conexión a Internet durante la celebración de un evento. Perder la conexión, una navegación lenta o caídas intermitentes eran algunos de los quebraderos de cabeza más frecuentes. Sin embargo, a día de hoy que se dé esta situación sería algo verdaderamente extraño, aunque no por ello tengas que descartarla. Ten presente que si contratas un buen servicio de Internet, en principio, no deberías encontrarte con ningún imprevisto. No olvides que tal vez puedas ahorrar en la contratación de algunos servicios, pero que habrá otros que merezca la pena pagar por su calidad y garantías.

Problemas con el sistema de interpretación

Los eventos internacionales siempre tienen un plus de complejidad añadido, ya que necesitan contar con intérpretes profesionales para romper las barreras idiomáticas. Por suerte, la tecnología ha facilitado muchísimo que las ponencias se desarrollen sin problemas y que los asistentes reciban la interpretación sin incidencias. Además, las nuevas tecnologías en los sistemas de interpretación simultánea han supuesto un gran ahorro en los gastos organizativos, ya que no requieren la presencia física del intérprete ni la instalación de cabinas así como el uso de petacas. Éxito garantizado.

Catering

Los servicios de catering nos pueden sorprender con alguna incidencia de última hora. Un cambio en el menú, un número erróneo en los comensales o un retraso. Podemos estar expuestos a cualquier cosa, aunque si bien es cierto son grandes profesionales que suelen resolver los imprevistos por sí mismos y con rapidez. No obstante, antes de contratar a una empresa u otra, cúrate en salud y busca opiniones.

Climatología

Por lo general los eventos se suelen celebrar en primavera, una época del año en la que las lluvias nos pueden sorprender en cualquier momento. Así que si has organizado un evento al aire libre, no olvides tener a mano el contacto de alguna empresa que ofrezca el servicio de montaje de carpas. Por muy alineados que estén los astros para ti, la climatología es incontrolable y tal vez necesites una solución urgente.

Sin más, debes tener en cuenta que muchos de los imprevistos que surgen durante el desarrollo de un evento pueden evitarse trabajando de forma coordinada con el equipo, escogiendo a buenos proveedores y grandes profesionales. Y si por alguna razón algo falla, hay que saber mantener la calma, reaccionar y solucionar el problema cuando se presenta.

Checklist para la organización de eventos