Los problemas más frecuentes al planificar un evento

Los problemas más frecuentes al planificar un evento

El éxito de un evento dependerá de una serie de elementos que tiene que tener en cuenta el organizador durante la planificación del mismo. Un despiste u olvido puede traer consigo consecuencias negativas que rompan el trabajo realizado durante meses.

Del mismo modo, estos actos se celebran en directo, lo que suma más inconvenientes a la organización. Es por ello que un event planner tiene que tener siempre un plan B y ser consciente de que los imprevistos durante la planificación lo van a perseguir.

Siempre se ha comentado que la organización de eventos es una de las profesiones más estresantes. Probablemente sea debido a la gran cantidad de problemas que hay que esquivar durante los meses previos a la celebración.

Lo más recomendable es comenzar a organizar un evento con una antelación de seis meses, aunque todo dependerá de las características del mismo. Sin embargo, la antelación con la que empieces a trabajar no te va a librar de los problemas más comunes que se sufren durante la organización. Sentimos decirte esto.

Pero no te preocupes, estamos aquí para ayudarte. Por ello, y tras conversar con muchos de los organizadores de eventos con los que estamos en contacto diariamente, hemos decidido elaborar esta lista que recoge los problemas más frecuentes. Igual no conseguimos que los evites todos, pero sí que estés alerta y puedas frenar parte de ellos.

Equipo de trabajo

Algunos de los problemas más frecuentes a los que se enfrentan los profesionales de la organización de eventos guardan relación con el equipo y resto de profesionales con los que trabaja.

En muchas de las ocasiones estos problemas se deben a la falta de coordinación entre los trabajadores, el desacuerdo a la hora de realizar ciertas tareas y, por supuesto, la falta de proactividad. En pocas ocasiones los errores se originan porque los trabajadores no desempeñen correctamente sus tareas.

Planificación

La planificación suelen traer de cabeza a los organizadores de eventos, incluso a los más profesionales y con bastantes años de experiencia en el sector. Y es que el orden a la hora de ejecutar las tareas sigue siendo todavía uno de los grandes retos para muchos trabajadores.

Para evitar que el descontrol se instale en tu oficina la mejor opción es recurrir a hojas de cálculo, tablas, herramientas como Asana o To Do List e incluso métodos más tradicionales como la clásica agenda. Cualquier opción será buena para mantenerlo todo bajo control.

Recuerda que cuanto más organizado sea tu trabajo, a menor número de problemas tendrás que hacer frente. Sin olvidar que una planificación temprana te ahorrará disgustos ocasionados por imprevistos. De ahí que los profesionales siempre recomienden, a la hora de planificar, tener en mente todas las etapas de la producción de un evento.

Interpretación de eventos

La primera vez que se organiza un evento internacional, los event planner tienen que superar la dura prueba de encontrar al mejor equipo de intérpretes. Una tarea que no es sencilla si estos no tienen referencias ni opiniones de los profesionales que van a contratar.

Ante esto, los organizadores suelen tener en cuenta servicios que gocen de una buena reputación digital y, por supuesto, las recomendaciones de otros compañeros del sector.

Para evitar trámites con agencias de interpretación, ahorrar gastos de desplazamientos de los profesionales, el alquiler de cabinas, receptores, petacas,... son muchos los que cada vez más recurren a plataformas de interpretación simultánea a distancia.

Localización del evento

La ubicación del evento y las instalaciones son algunos de los errores en los que con más frecuencia caen los organizadores de eventos. En la gran mayoría de ocasiones, por querer ahorrar en los costes económicos, se cometen fallos en la elección del emplazamiento.

Otro de los motivos por los que los organizadores meten la pata en este aspecto se debe a elegir una localización por el simple hecho de “estar de moda”, lo que deja de lado aspectos imprescindibles como la funcionalidad, flexibilidad y accesibilidad del lugar.

En este sentido, muchos organizadores también destacan que no todas las ciudades tienen la capacidad suficiente para albergar eventos de cierta envergadura y que se trata de un factor también a tener en cuenta.

Licencias y permisos

Las licencias y permisos son uno de esos puntos que no pueden pasarse por alto durante la organización de eventos. Algunos organizadores nos han comentado que dejar esta tarea para última hora o encargarla a diferentes miembros del equipo siempre acarrea bastantes dolores de cabeza.

Por lo general recomiendan que de esta tarea se encargue una sola persona, con un cargo de responsabilidad mayor y que lo haga, mínimo con 5 meses de antelación.

Ponente e invitados a un evento

No realizar un estudio para identificar al público objetivo de un evento es otra de las trampas que hay que aprender a sortear, según nos trasladan muchos organizadores. Esta tarea no se realiza con la frecuencia que debería básicamente porque muchos event planner no la tienen aún asimilada como algo fundamental.

Del mismo modo, repartir invitaciones sin ton ni son entre posibles asistentes puede suponer algún quebradero de cabeza. Algunos organizadores cuentan como, por miedo a que acudan pocas personas al acto, han logrado el efecto contrario y se han visto con un aforo más que completo.

De ahí que, por ejemplo, la segmentación de los asistentes sea imprescindible. Siempre será preferible un menor número de invitados, pero que la asistencia de estos esté cualificada y sea acorde a la temática.

Al igual puede ocurrir si no se estudian al detalle los perfiles de los ponentes. Dejarnos llevar por personajes actuales o influencers sin tener en cuenta el recorrido profesional de cada uno de ellos puede perjudicar a la calidad de los discursos. Aunque, tengamos en cuenta que la elección de los mismos debe realizarse en función a la temática del evento.

Aunque si bien es cierto que existen muchos más problemas a la hora de planificar eventos, estos son los que con mayor frecuencia dan más trabajo. De nuestros encuentros con event planner iremos recopilando más imprevistos en eventos con el objetivo de ayudarte en la planificación. Así que seguiremos manteniéndote al tanto de las experiencias y consejos de grandes profesionales para que puedas aplicarlos en tu día a día.

Checklist para la organización de eventos