Modelo de presupuesto para eventos

modelo de presupuesto para eventos

Dentro del proceso de planificación de eventos todas las tareas que guardan relación con la elaboración del presupuesto son fundamentales. Es más, la elaboración del mismo es algo que debe realizarse con la mayor brevedad posible, ya que la gran mayoría de decisiones que tomemos durante la planificación del acto guardarán una relación directa con el presupuesto.

El diseño de un presupuesto detallado nos ayudará a tener una visión amplia y clara de todos los recursos que necesitamos para el desarrollo del evento, ya sean materiales o financieros.

Puesto que el evento girará en torno al presupuesto y todas las decisiones durante el proceso organizativo girarán en torno a este, debes saber que el presupuesto tiene que ser, ante todo, real y flexible.

Nos referimos a un presupuesto real cuando hablamos de un presupuesto que se ajusta a las necesidades del evento y al dinero del que se dispone sin tener que recurrir a ayudas financieras. Por otro lado, los presupuestos también tienen que ser flexibles lo que significa que nos tienen que permitir pequeñas modificaciones conforme vayamos planificando el evento.

No podemos olvidar que en la elaboración de un presupuesto para eventos debemos ser capaces de encontrar el equilibrio, es decir, debemos contar con la capacidad para recuperar el dinero que hemos invertido. De lo contrario, probablemente en próximos trabajos los directivos decidan no contar con nuestros servicios.

Para lograrlo tenemos que elegir entre las siguientes dos opciones:

  • Adaptar el presupuesto al evento.

Crear un presupuesto a partir de las necesidades específicas y objetivos establecidos de forma realista para recuperar la inversión.

  • Adaptar el evento al presupuesto.

A partir de unas necesidades específicas y unos objetivos establecidos, nos ceñiremos al presupuesto que nos pasen desde dirección.

Etapas en la elaboración de un presupuesto para eventos

I fase: tan solo cuentas con una lista de necesidades, muchas de ellas básicas. Recuerda la importancia de contar con un presupuesto flexible, ya que parte de esas necesidades variarán y se complementarán con otras diferentes conforme avances en el proceso de planificación del evento.

II fase: durante esta etapa ya contarás con presupuestos de proveedores, así que podrás comenzar a decidir qué servicios contratar o de cuáles vas a prescindir. Otros, por ejemplo, si no sabes con seguridad el número de asistentes, no podrás cerrarlos en esta fase. Entre ellos se pueden encontrar los servicios de catering, alojamiento o gastos de imprenta.

II fase: ya conocerás información a la que no tenías acceso durante la etapa anterior, así que probablemente ya hayas pagado al menos un 50 % a los proveedores. Durante esta etapa reserva parte de tu presupuesto para imprevistos que surgen durante la organización.

Fondo de contingencia

Este punto es muy importante. Así que presta atención. Cuando estés fijando el presupuesto para el evento que organizas, no puedes olvidar el fondo de contingencia. Un fondo que hace referencia a todos los gastos adicionales ocasionados por algún imprevisto durante la organización del evento o incluso el mismo día en el que se celebra el acto. Te recomendamos que pienses en algunos y que los tengas presentes al desarrollar tu plan presupuestario.

Fuentes de ingresos

En la elaboración del presupuesto también es recomendable tener en cuenta las posibles fuentes de ingresos a las que tenemos acceso, ya que nos ayudarán a trabajar con más desahogo económico. Ten en cuenta que los ingresos extra nos ayudarán a cubrir algún gasto que otro. No olvides estudiar todas las opciones posibles, por ejemplo: concesiones, expositores, cobros por gestión, patrocinios, etc.

Costes fijos y costes variables de un evento

Los costes fijos en la planificación de un presupuesto para un evento son aquellos que tenemos que cubrir independientemente de la cantidad de la personas que asistan al mismo.

Entre estos costes fijos podemos encontrar los gastos de difusión, marketing y publicidad. Además del equipamiento técnico, los gastos de impresión o cartelería y el servicio de interpretación. Sin embargo, los costes variables son aquellos que dependen del número de asistentes. Entre estos costes encontrarás el catering, el alquiler de la sala, alojamiento, desplazamiento, etc.

Elementos esenciales de un presupuesto para eventos

Estos son los principales puntos que debe contener tu presupuesto para eventos. Si se trata de la primera vez que elaboras uno, ten en cuenta que tal vez no necesites incluir cada uno de ellos, ya que dependerá de las necesidades propias del acto.

  • Catering

Deberás incluir en tu presupuesto los gastos de catering, lo que reunirá la comida que se servirá durante el evento y la mano de obra del servicio.

  • Imagen y sonido

Contempla los gastos de iluminación, sonido, micrófonos y cámaras para la grabación del evento.

  • Gastos de desplazamiento

Ten en cuenta estos gastos para hacer frente al pago de los desplazamientos de los ponentes e invitados especiales.

  • Marketing y publicidad

Toda la promoción y difusión del evento tiene que estar registrada en los gastos de marketing y publicidad del evento para darlo a conocer. En este punto encontramos la página web, contenido de blog, redes sociales, publicidad en medios online y offline, etc.

  • Ponentes

Tal vez algunos ponentes cobren por su asistencia. Así que tenlo en cuenta a la hora de seleccionarlos.

  • Entretenimiento

Si tienes pensado organizar alguna actuación extra, talleres o workshop, deben quedar registrados en este punto.

  • Alojamiento

Los ponentes e invitados especiales, así como directivos y los propios organizadores tal vez necesiten alojamiento durante los días en los que se desarrolla el evento.

  • Alquiler de la sala

Imprescindible. No olvides sumar al presupuesto el alquiler de la sala en la que se celebre el evento y sumar los gastos añadidos, si los hubiese.

  • Interpretación de eventos

Si organizas un evento internacional, los asistentes necesitarán la interpretación de los ponentes. Ten en cuenta que muchos de ellos pueden hablar otros idiomas.

  • Alquiler de vehículos

Tal vez necesites contar con vehículos con disponibilidad absoluta para recoger a algún invitado o para solucionar algún imprevisto de última hora durante el evento.

  • Mano de obra

Recuerda que el staff, azafatas, equipos técnicos,... querrán cobrar tras finalizar su trabajo. Así que incluye sus sueldos dentro del presupuesto.

  • Decoración

Si optas por una decoración de la sala en la que se celebra el evento, reserva una pequeña parte de tu partida presupuestaria para ello.

  • Gastos de impresión

Los folletos, carteles, carpetas, etc. tienen un coste, aunque no muy elevado. Así que serán un punto más de tu presupuesto.

  • Regalos

¿Has pensado dar algún regalo de bienvenida a los invitados y asistentes? No es muy frecuente, pero en eventos de gran alcance los organizadores suelen tener algún detalle.

Por último, nos gustaría resaltar la capacidad financiera que debe tener event planner a la hora de establecer el presupuesto. Sabemos que se trata de un trabajo complejo. Pero  estamos seguros de que siguiendo estos puntos y partiendo de unas necesidades específicas y objetivos preestablecidos del evento, será posible ahorrar en la organización de un evento y, además, recuperar inversión.

Checklist para la organización de eventos