Planificación de eventos: el factor sorpresa como clave de éxito

La importancia del factor sorpresa en eventos

Asistir a un evento ya no es algo novedoso ni una cita a destacar en una agenda. Esto ocurre debido a la gran cantidad de eventos que se pueden celebrar a lo largo de un año y, por consiguiente, al gran número de actos a los que puede estar invitado un profesional o particular.

Esta situación ha llevado a muchos event planner a que tengan que buscar constantemente un elemento diferencial e innovador en la planificación de eventos. Solo de este modo han conseguido romper la monotonía en los programas de estos actos.

Ahora bien, esta idea de buscar el factor sorpresa en un evento la han tenido ya muchos organizadores, y en tantas ocasiones que sorprender a los asistentes de un evento se ha convertido en una práctica más que generalizada y casi en una obligación. Tanto es así que los invitados ya acuden a un evento esperando ese “elemento” que les asombre y supere todas sus expectativas.

Las empresas, conscientes de esto, exigen a los event manager que el acto no cumpla estrictamente con el objetivo más inmediato. Por ejemplo: lanzar un nuevo producto o dar a conocer una nueva línea de servicios. Los directivos solicitan constantemente, ante todo, innovación y nuevas fórmulas para conseguir que su evento sea un éxito absoluto.

En este sentido, la meta es lograr que al final del evento los asistentes tengan la sensación de haber estado en un encuentro exclusivo donde se han sentido como privilegiados al haber entrado en contacto con la tecnología más novedosa, haber conocido determinada información o haber sido partícipes de una experiencia irrepetible.

Aunque perseguir el factor sorpresa en un evento se haya convertido en la obsesión de muchos para triunfar, es necesario destacar que cualquier “elemento original” no es sinónimo de éxito.

El factor sorpresa de un evento se trata de un instrumento de comunicación muy pensado y planificado que debe contar obligatoriamente con los siguientes atributos:

  • Creatividad.

  • Tecnología.

  • Innovación.

  • Calidad.

  • Planificación.

Tengamos siempre en cuenta que la emoción es importante para conseguir el factor sorpresa, pero no por ello debemos dejar de tener presente el objetivo de lo que se quiere transmitir con la organización del evento.

Marketing experiencial en eventos

El marketing experiencial equivale al marketing de emociones, el cual tiene por objetivo provocar sentimientos y emociones en los consumidores para que estos puedan asociarlos a las marcas y, por consiguiente, hacer que se sientan muy ligados a estas. Sus pilares fundamentales son las experiencias positivas, la empatía con los clientes  y la satisfacción de estos por encima de cualquier otra cosa.

Si años atrás las acciones promocionales pudieron estar ligadas al marketing experiencial y tener éxito, hoy en día han ocupado su lugar las acciones presenciales. De hecho, una de las mejores herramientas del marketing de experiencias son precisamente los eventos que buscan el Efecto Wow. Es más, un 80% de las empresas consideran que este tipo de actos son imprescindibles para transmitir la imagen y esencia de una marca, además de estrechar lazos con los clientes.

Wow Factor o el efecto wow en eventos

La utilización de técnicas de marketing emocional para organizar eventos son cada vez más habituales entre los event manager y, además, son imprescindibles para generar el Efecto Wow en estos actos.

El Efecto Wow o Wow Factor es el que provoca que los asistentes de un evento se queden con “la boca abierta” al ser sorprendidos con algo inesperado y único. Puede usarse para lograr un gran impacto en los asistentes a un evento, pero también para generar clientes potenciales, fidelizarlos y, por supuesto, sorprenderlos.

Con un Efecto Wow se consigue que nos recuerden al crear experiencias memorables, lo cual ayudará a ir construyendo prestigio e identidad corporativa a quienes tengan por meta diferenciarse del resto de personas, marcas o empresas.

Además de lograr diferenciarnos del resto de eventos y tendencias en la organización, el Efecto Wow también es el mejor canal para comunicar el mensaje que queremos transmitir con la organización de un evento. Sin olvidar que se trata de un factor que emociona de forma positiva.

Recuerda que los eventos son una de las mejores opciones para transmitir la esencia de una marca y crear un vínculo emocional con los consumidores. Sin embargo, conseguirlo no será sencillo. Para ello te recomendamos que trabajes duro, no te rindas e indagues todo los posible hasta conseguir un elemento sorprendente, especial y nunca visto para crear tal sentimiento.

Y si en tu labor necesitas una ayuda, visita nuestro blog, ya que en las próximas semanas publicaremos unos cuantos consejos para conseguir el Efecto Wow en un evento.

Checklist para la organización de eventos