Preparar un evento internacional multi idioma

preparar un evento internacional multi idioma

Las ferias o congresos internacionales son eventos que están a la orden del día de muchas empresas. Sin lugar a dudas, son una oportunidad brillante para hacer nuevos contactos en otros países, conocer nuevas ideas o proyectos de startups e incluso para presentar tus nuevos trabajos a un público amplio, variado y especializado en tu sector. No obstante, preparar un evento internacional multi idioma no es tarea fácil, pues son muchos los cabos que hay atar para que todo marche sobre ruedas.

Preparar un evento internacional multi idioma puede darte muchas oportunidades a nivel empresarial para crecer y abrirte paso a un mercado globalizado más allá de las fronteras de tu país. Lo único que necesitas son ganas de comerte el mundo , saber cómo crecer ante las adversidades que encuentres en el camino y, por supuesto, conocer cuáles son las mejores soluciones para la interpretación.

Cómo preparar un evento internacional multi idioma

Para preparar un evento internacional multi idioma deberás seguir metodológicamente los pasos que te señalamos a continuación:

En primer lugar deberás elegir un lugar adecuado para las características del evento. Existen pabellones que pueden ser alquilados para la celebración de estos acontecimientos. Sin embargo, es importante que tengas en cuenta el aforo con suficiente antelación, para escoger un lugar que se amolde a la capacidad del número de asistentes. Para saberlo con más seguridad, puedes mandar invitaciones personalizadas a los contactos que aguardas y esperar su confirmación para llevar un recuento estimado.

Una vez que tienes controlado el tema del lugar y el aforo, llega el momento de coordinar y preparar cuidadosamente la organización interna del evento. Debes preparar meticulosamente un horario para establecer el orden del día, con pequeños descansos para comer o tomar un café. Asimismo, no olvides encargarte de preparar los cubículos para los distintos stands, contratar un catering y al personal adecuado. Además, no puedes olvidarte de organizar las reservas de alojamiento para tus invitados extranjeros en caso de que el evento dure más de una jornada.

También será importante organizar todo aquello relacionado con la publicidad y la promoción del evento internacional. Intenta acaparar a todos los visitantes que puedas, haciendo publicidad en medios de comunicación o redes sociales. Por último, prepara toda la documentación que necesites para el transcurrir del evento, como folletos informativos, mapas de la organización y lo más importante, blocs de prensa para los invitados y periodistas que necesiten cubrir el evento o disponer de una información más detallada y concisa.

Contratar un intérprete profesional

Una vez que tienes todo el tema de la organización controlado, debes centrarte en conocer cuál es son la mejor solución para la interpretación de eventos internacionales.

Si esperas a personas de diferentes países, necesitas encontrar la forma de garantizar que todos tus asistentes se entiendan a la perfección, así como que capten los mensajes de los distintos oradores de las ponencias o mesas redondas sin manipular su sentido principal. Para ello, la solución más rápida y efectiva es la de encontrar intérpretes profesionales.

Los intérpretes serán una figura clave en tu evento internacional. Tanto como para charlas en público o negociaciones entre miembros de empresas de distintos países, serán necesarios.

Para las conferencias o distintos pitches necesitarás intérpretes que se encarguen de realizar las mejores interpretaciones simultáneas, para que llegue a los asistentes en su idioma. Ya sea de forma presencial o telemática, los distintos intérpretes del evento se encargarán de traducir -casi al mismo tiempo- el discurso de los distintos speakers. 

Por otro lado, para reuniones privadas y negociaciones necesitarás intérpretes para traducción consecutiva. Este tipo de interpretaciones profesionales es muy útil para pequeñas conversaciones bilaterales entre hablantes de distinto idiomas. El intérprete escuchará detenidamente la conversación y traducirá al idioma del otro interlocutor y así continuamente hasta que la conversación se de por terminada. Se trata de un proceso más lento, pero con un resultado final igual de efectivo.

Por último, no olvides revisar meticulosamente que el material para los intérpretes esté en perfecto estado, como los auriculares o micrófonos. Asimismo, no está de más proporcionar material de apoyo previamente al evento para que cuenten con la documentación necesaria y así no perder ni un detalle de los distintos discursos. De esta forma podrán especializarse con la materia o con el vocabulario y los tecnicismos específicos.

Ahora que ya sabes cómo preparar un evento internacional multi idioma, no tienes excusas para no ponerte manos a la obra y aprovechar esta oportunidad para crecer y hacer nuevos contactos extranjeros.

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