Tecnología para mejorar la productividad en la organización de eventos

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¡Atención event planner! ¿Sabías que cada año tu profesión recibe un reconocimiento destacado? No queremos crear falsas expectativas, así que vamos a decirte de qué se trata. 

El empleo de organizador de eventos, event planner o event manager es nombrado como uno de los “trabajos más estresantes” junto al de periodistas o comunicadores. Estamos de acuerdo en que no es el mejor reconocimiento que podrían dar a la profesión, pero es bien merecido.

Imprevistos de última hora, problemas constantes durante la planificación previa, contactar con ponentes, el catering, el servicio de alojamiento, transporte, la imagen, el sonido, la interpretación,... y no seguimos escribiendo para no entrar en pánico. 

Si bien es cierto que el estrés de la profesión viene ocasionado por la gran cantidad de tareas que hay que organizar en poco tiempo, también lo es que la falta de productividad en los equipos de trabajo y los problemas más frecuentes al planificar un evento son los causantes de situaciones límite. Seguro que esto se suena.

Del mismo modo, también estarás de acuerdo en que por muy preciso que sea el event planner en su trabajo siempre hay detalles que se escapan en la planificación. Tal vez una llamada, una cita en la agenda, un cambio en el horario o un presupuesto sin validar. 

En este sentido, una vez más ensalzamos la llegada de la tecnología al sector MICE. Imaginamos que estarás de acuerdo con ello. Lo que antes podían ser arduas tareas ahora han pasado a ser trabajos que pueden realizarse automáticamente y finalizarse en cuestión de horas. Algo que ha permitido ahorrar tiempo y optimizar el trabajo del event manager y su equipo en la planificación de eventos

Sin duda alguna, dentro de las nuevas tecnologías, las aplicaciones para teléfonos móviles han sido las que más éxito han tenido en este sector, ya que han ayudado considerablemente a la organización personal del event planner, han mejorado la productividad de cada una de las tareas y han contribuido a evitar imprevistos en la planificación de eventos. Estas son las mejores, ¿las conoces?

Apps para MICE y eventos corporativos

Digivents 

Digivents es una app ideal para la organización de todo tipo de eventos, además de ser una de las más prácticas y eficientes. Entre sus principales funciones encontramos que permite medir el ROI del evento e interactuar con el resto de miembros del equipo y usuarios antes y durante la celebración del mismo. También permite a el acceso a los invitados del evento a contenidos, programa y diversos folletos desde sus propios teléfonos móviles. Lo que supone un importante ahorro en papel e impresión. Sin olvidar que esta aplicación es un importante apoyo para los event planner , ya que permite eliminar las filas de entrada, el check-in o la contabilización del número de personas que participan en las diferentes actividades. 

Ttandem 

Ttandem es una app de gestión integral que promete aumentar el éxito de cualquier tipo de eventos: ferias, congresos, exposiciones, jornadas, conferencias o ferias. Del mismo modo, también garantiza asistentes más satisfechos y patrocinadores más visibles. 

No nos extraña que logre sorprender a cada uno de los asistentes si tenemos en cuenta que permite crear una agenda personalizada de actividades, dispone de una alerta de avisos de última hora y además, permite acceder a la información sin conexión a Internet. 

The Global Password

Esta app permite romper las barreras idiomáticas en todo evento que cuente con ponentes o invitados extranjeros. Dentro del sector MICE se encuentra muy bien posicionada y valorada debido a que ha facilitado el trabajo de los event planner en cuanto a la búsqueda de intérpretes y ha supuesto un ahorro importante en los presupuestos.

Con esta plataforma de interpretación para eventos sencilla sin cabinas ni receptores, las interpretaciones de las ponencias se realizan a distancia, sin importar dónde se encuentre el intérprete y sin renunciar a la calidad de las mismas. Los invitados al evento solo tendrán que descargar la app y escuchar las interpretaciones directamente en sus móviles.

Superevent

La aplicación Superevent probablemente sea una de las herramientas para mejorar la productividad y centralizar toda la información de un evento más fáciles de usar, ya que se administra de una forma muy intuitiva. De hecho, quienes ya han trabajado con esta app suelen afirmar que “es tan fácil como editar un documento de Word”

Entre sus principales ventajas encontramos que puede usarse en cualquier tipo de evento sin importar su naturaleza, desde ferias comerciales hasta congresos académicos. Destaca también por su herramienta de redes sociales, la cual conecta sin interrupción a asistentes y ponentes con el objetivo de compartir conocimientos y establecer contactos. Sin olvidar la posibilidad que ofrece de realizar encuestas y cuestionarios una vez finalizado el encuentro.

Herramientas tecnológicas para la planificación de eventos